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Mailing List como ferramenta de comunicação
O uso de mailing list,
através de estratégias bem aplicadas, pode tornar-se
a mais eficiente forma de comunicação entre
sua empresa e seus clientes, fornecedores e clientes potenciais.
Muitas empresas notaram que oferecer uma newsletter interessante
e com conteúdo relevante aos seus consumidores é
um ótimo método de aumentar a satisfação
dos usuários, sua fidelização e conseqüentemente
o volume de vendas.
Outras empresas experimentaram com sucesso o envio de promoções
através de e-mail.
Como qualquer outra ação de marketing, existem
estratégias que, quando aplicadas, garantem o seu sucesso.
Este texto aponta algumas técnicas que o ajudarão
a transformar sua campanha em um sucesso.
Convide os usuários a inscreverem-se em sua
lista.
Existem diversas formas de criar uma lista de e-mails. Hoje
existem pessoas vendendo listas prontas. Mas o pior método
é colocar em uma lista pessoas que não sabem
do que trata a newsletter e não pediram para recebê-la.
Isto pode expor você a receber acusações
de prática de Spam, ou ainda, receber mensagens dos
usuários reclamando pela invasão de privacidade.
A melhor maneira é construir sua lista usando estratégias
de cadastro facultativo. Envie promoções ou
informação apenas aos usuários que explicitaram
seu interesse em receber este tipo de correspondência.
Você pode convidar as pessoas ao cadastramento através
de diversas formas. Visitantes do seu website podem cadastrar-se
através de formulário. Em feiras, seminários,
congressos e outros eventos, visitantes podem ser convidados
a receber informações por e-mail. Ao efetuar
uma venda em uma loja física, o vendedor pode oferecer
ao cliente a opção de cadastro. Não basta
ser fácil cadastrar-se em uma lista. O usuário
somente se cadastrará se souber das vantagens que terá
se o fizer. Desenvolva mensagens com informações
de interesse de sua empresa e dos leitores. Ofereça
vantagens exclusivas a usuários cadastrados, como descontos,
ofertas e promoções.
Torne fácil e seguro ao usuário a sua retirada
da lista.
É fundamental que usuários que queiram retirar-se
da lista consigam fazer isto de modo rápido e seguro,
se você quer preservar uma boa imagem de sua empresa.
Usuários que continuam recebendo mensagens que já
não desejam tendem a reclamar da empresa que as envia,
criando uma imagem negativa da mesma.
O mecanismo mais difundido de retirada do usuário de
uma lista é muito sujeito a erros. Trata-se daquelas
listas que têm normalmente uma mensagem em seu final
como a seguinte: "Se você deseja retirar-se desta
lista responda esta mensagem com o título 'retirar
da lista'." Esta opção pode e muitas vezes
falha. Por exemplo, se o usuário está cadastrado
com um e-mail que é redirecionado para outra conta,
o administrador tentará retirar a outra conta do cadastro,
mas não a encontrará. Como conseqüência,
você continuará enviando mensagens ao usuário,
que a partir do momento que solicitou sua retirada, se sentirá
incomodado toda vez que receber suas mensagens. Felizmente
existem diversas maneiras de tornar simples o processo de
retirada de um nome da lista. Forneça instruções
sobre como se retirar da lista em todas as correspondências
enviadas. Previna-se de inscrições não
intencionais enviando um e-mail de confirmação
a cada inscrição realizada, orientando desde
então a retirada do nome da lista. Isto protegerá
sua lista de cadastros errados e abusos intencionais de terceiros.
Use um método de retirada da lista através de
formulário no site, que confirme imediatamente a retirada
do e-mail. Isto esclarece ao internauta seu sucesso ou insucesso
na tentativa de retirar-se. Assim, caso o internauta,por algum
motivo não consiga se retirar da lista, ele poderá
tomar outras medidas, como entrar em contato com o administrador
da lista e ser atendido.
Segmente e personalize suas mensagens.
Esteja preparado para suportar muitas listas diferentes, cada
uma delas tendo uma interface distinta e adequada ao público
que a lê. Notícias sobre produtos, releases,
promoções e outros conteúdos de listas
carecem de um layout adequado à mensagem divulgada.
Algumas pessoas iniciam suas listas achando que enviarão
mensagens esporadicamente. Na prática, porém,
esta freqüência aumenta, algumas vezes em proporções
inimagináveis, à medida em que inicia-se o processo
de segmentação da informação para
os diversos públicos desejados.
Torne suas mensagens mais humanas.
Dirija-se aos seus leitores como se fossem indivíduos
e sua campanha terá muito mais sucesso. Infelizmente
o custo de envio de uma mensagem para cada cadastrado é
muito alto, mas existem ações que podem criar
a sensação ao leitor que a mensagem é
direcionada apenas a ele. Faça com que o remetente
seja uma pessoa, não uma empresa. Uma mensagem cujo
remetente é uma pessoa cria um ambiente ao leitor que
o coloca mais confortável a responder. Pessoas sentem-se
mais acolhidas por outras pessoas que por empresas. Usar os
verbos na primeira pessoa do singular é outro modo
de fazer com que o leitor sinta-se recebendo a correspondência
de uma pessoa e não de uma empresa. Estimule as respostas.
Dê motivo aos leitores para que respondam suas correspondências,
e dê continuidade à comunicação
personalizada, respondendo às dúvidas colocadas,
mesmo que as respostas sejam dirigidas a toda a lista.
Crie conteúdo relevante.
Conteúdo relevante é fator crítico. Na
verdade, é a melhor maneira de garantir que os cadastrados
permanecerão inscritos em sua lista. Se seu site trata
de esportes, mensagens com títulos das últimas
notícias podem ser úteis para seus leitores.
Se o site é sobre jogos, dicas e truques podem ser
informações que seus leitores desejem receber.
Se suas mensagens não têm conteúdo relevante,
podem ter todas as outras qualidades, mas não terão
a força necessária para preservar seus leitores.
Ajuste a freqüência de envio de suas listas.
A partir do momento que voc6e sabe o tamanho do esforço
de administrar uma lista e seus benefícios, você
pode querer aumentar a freqüência de envio de mensagens.
Restará então a dúvida sobre qual a freqüência
ideal de envio. As mensagens estão saturando seus leitores?
Você está enviando mensagens suficientes para
fortalecer sua marca? A freqüência ótima
de envio de mensagens está diretamente relacionada
à sua capacidade de gerar conteúdo relevante.
Existem bons métodos para avaliar a freqüência.
Pergunte aos leitores, através de enquetes. Acompanhe
o índice de retiradas da lista após cada envio
de mensagem e analise o conteúdo das mesmas. Com algumas
informações significativas, tente aumentar sua
freqüência. Se o índice de retiradas aumentar,
reduza-a. Encontre o ponto ideal. Importante é conseguir
usar este recurso para comunicar-se com seu público,
oferecendo relevância e gerando negócios.
Mantenha uma boa política de qualidade. Revise
antes de enviar.
Lembre-se que a impressão dos seus leitores está
baseada na comunicação que você estabelece
com eles. Múltiplas cópias, afirmações
pouco comprováveis, informações irrelevantes
refletirão sua empresa como fraca. Um eficiente processo
de revisão é fundamental. Envie uma cópia
para você mesmo antes de enviar a todos. Certifique-se
que a formatação está adequada, que não
há erros de português, que as orientações
sobre como realizar a retirada da lista está incluída
e é de fácil compreensão. Certifique-se
da segurança necessária para evitar que enviem
as suas listas por você.
Prepare-se para crescer sua estrutura de e-mails.
Certifique-se que seu sistema é capaz de suportar um
aumento de usuários cadastrados. Se suas mensagens
forem significativas para seus leitores, eles aumentarão,
e seu sistema deverá enviar mais e mais mensagens.
Algumas empresas inserem publicidade em suas listas de e-mail,
tornando-as geradoras de receita. O sistema de envio de e-mail
tem que ser confiável.
A partir do momento em que você usa o e-mail como forma
de comunicação com seu público, ele torna-se
mais importante para seu negócio. Imagine o esforço
de construir uma mensagem com conteúdo relevante, publicidade
ou promoções e não a ver atingindo seu
público por falhas técnicas. Inaceitável.
Imagine seu público esperando suas mensagens e não
as recebendo. Cada não recebimento pode ser uma frustração
de um leitor. Maximize o valor de sua lista armaznando seus
dados em um banco de dados confiável, que possa migrar
com facilidade para outros sistemas de e-mail quando e se
isto for necessário. Certifique-se que você tem
um mecanismo automático de retiradas da lista.
Automatize o recebimento das mensagens de erro de
envio de e-mail.
Algumas situações impedem que o sistema de envio
de e-mail tenha sucesso. Exemplos são endereços
inexistentes, caixas postais cheias, impossibilidade de conexão.
O tratamento destas mensagens deve ter seu esforço
minimizado, principalmente quando o volume de cadastrados
for grande.
Aproveite todas as oportunidades de causar boa impressão.
Crie mensagens com uma diagramação adequada,
responda a todas as mensagens enviadas pelos leitores, dê
a eles boas vindas quando se cadastrarem, e até breve
quando se retirarem. Disponibilize em seu site acesso às
mensagens antigas, e mantenha a identidade visual de seu site
nas mensagens.