O uso de mailing list, através de estratégias bem aplicadas, pode tornar-se a mais eficiente forma de comunicação entre sua empresa e seus clientes, fornecedores e clientes potenciais.

Muitas empresas notaram que oferecer uma newsletter interessante e com conteúdo relevante aos seus consumidores é um ótimo método de aumentar a satisfação dos usuários, sua fidelização e conseqüentemente o volume de vendas.

Outras empresas experimentaram com sucesso o envio de promoções através de e-mail.

Como qualquer outra ação de marketing, existem estratégias que, quando aplicadas, garantem o seu sucesso. Este texto aponta algumas técnicas que o ajudarão a transformar sua campanha em um sucesso.

Convide os usuários a inscreverem-se em sua lista

Existem diversas formas de criar uma lista de e-mails. Hoje existem pessoas vendendo listas prontas. Mas o pior método é colocar em uma lista pessoas que não sabem do que trata a newsletter e não pediram para recebê-la. Isto pode expor você a receber acusações de prática de Spam, ou ainda, receber mensagens dos usuários reclamando pela invasão de privacidade. A melhor maneira é construir sua lista usando estratégias de cadastro facultativo. Envie promoções ou informação apenas aos usuários que explicitaram seu interesse em receber este tipo de correspondência. Você pode convidar as pessoas ao cadastramento através de diversas formas. Visitantes do seu website podem cadastrar-se através de formulário. Em feiras, seminários, congressos e outros eventos, visitantes podem ser convidados a receber informações por e-mail.

Ao efetuar uma venda em uma loja física, o vendedor pode oferecer ao cliente a opção de cadastro. Não basta ser fácil cadastrar-se em uma lista. O usuário somente se cadastrará se souber das vantagens que terá se o fizer. Desenvolva mensagens com informações de interesse de sua empresa e dos leitores. Ofereça vantagens exclusivas a usuários cadastrados, como descontos, ofertas e promoções.

 

Torne fácil e seguro ao usuário a sua retirada da lista.

É fundamental que usuários que queiram retirar-se da lista consigam fazer isto de modo rápido e seguro, se você quer preservar uma boa imagem de sua empresa. Usuários que continuam recebendo mensagens que já não desejam tendem a reclamar da empresa que as envia, criando uma imagem negativa da mesma.

Use um método de retirada da lista através de formulário no site, que confirme imediatamente a retirada do e-mail. Isto esclarece ao internauta seu sucesso ou insucesso na tentativa de retirar-se. Assim, caso o internauta,por algum motivo não consiga se retirar da lista, ele poderá tomar outras medidas, como entrar em contato com o administrador da lista e ser atendido.

Segmente e personalize suas mensagens.

Esteja preparado para suportar muitas listas diferentes, cada uma delas tendo uma interface distinta e adequada ao público que a lê. Notícias sobre produtos, releases, promoções e outros conteúdos de listas carecem de um layout adequado à mensagem divulgada.

Algumas pessoas iniciam suas listas achando que enviarão mensagens esporadicamente. Na prática, porém, esta freqüência aumenta, algumas vezes em proporções inimagináveis, à medida em que inicia-se o processo de segmentação da informação para os diversos públicos desejados.

Torne suas mensagens mais humanas.

Dirija-se aos seus leitores como se fossem indivíduos e sua campanha terá muito mais sucesso. Infelizmente o custo de envio de uma mensagem para cada cadastrado é muito alto, mas existem ações que podem criar a sensação ao leitor que a mensagem é direcionada apenas a ele. Faça com que o remetente seja uma pessoa, não uma empresa. Uma mensagem cujo remetente é uma pessoa cria um ambiente ao leitor que o coloca mais confortável a responder. Pessoas sentem-se mais acolhidas por outras pessoas que por empresas. Usar os verbos na primeira pessoa do singular é outro modo de fazer com que o leitor sinta-se recebendo a correspondência de uma pessoa e não de uma empresa. Estimule as respostas. Dê motivo aos leitores para que respondam suas correspondências, e dê continuidade à comunicação personalizada, respondendo às dúvidas colocadas, mesmo que as respostas sejam dirigidas a toda a lista.

Crie conteúdo relevante.

Conteúdo relevante é fator crítico. Na verdade, é a melhor maneira de garantir que os cadastrados permanecerão inscritos em sua lista. Se seu site trata de esportes, mensagens com títulos das últimas notícias podem ser úteis para seus leitores. Se o site é sobre jogos, dicas e truques podem ser informações que seus leitores desejem receber. Se suas mensagens não têm conteúdo relevante, podem ter todas as outras qualidades, mas não terão a força necessária para preservar seus leitores.

Ajuste a freqüência de envio de suas listas.

A partir do momento que você sabe o tamanho do esforço de administrar uma lista e seus benefícios, você pode querer aumentar a freqüência de envio de mensagens. Restará então a dúvida sobre qual a freqüência ideal de envio. As mensagens estão saturando seus leitores? Você está enviando mensagens suficientes para fortalecer sua marca? A freqüência ótima de envio de mensagens está diretamente relacionada à sua capacidade de gerar conteúdo relevante. Existem bons métodos para avaliar a freqüência. Pergunte aos leitores, através de enquetes. Acompanhe o índice de retiradas da lista após cada envio de mensagem e analise o conteúdo das mesmas. Com algumas informações significativas, tente aumentar sua freqüência. Se o índice de retiradas aumentar, reduza-a. Encontre o ponto ideal. Importante é conseguir usar este recurso para comunicar-se com seu público, oferecendo relevância e gerando negócios.

Mantenha uma boa política de qualidade. Revise antes de enviar.

Lembre-se que a impressão dos seus leitores está baseada na comunicação que você estabelece com eles. Múltiplas cópias, afirmações pouco comprováveis, informações irrelevantes refletirão sua empresa como fraca. Um eficiente processo de revisão é fundamental. Envie uma cópia para você mesmo antes de enviar a todos. Certifique-se que a formatação está adequada, que não há erros de português, que as orientações sobre como realizar a retirada da lista está incluída e é de fácil compreensão. Certifique-se da segurança necessária para evitar que enviem as suas listas por você.

Prepare-se para crescer sua estrutura de e-mails.

Certifique-se que seu sistema é capaz de suportar um aumento de usuários cadastrados. Se suas mensagens forem significativas para seus leitores, eles aumentarão, e seu sistema deverá enviar mais e mais mensagens. Algumas empresas inserem publicidade em suas listas de e-mail, tornando-as geradoras de receita. O sistema de envio de e-mail tem que ser confiável.

A partir do momento em que você usa o e-mail como forma de comunicação com seu público, ele torna-se mais importante para seu negócio. Imagine o esforço de construir uma mensagem com conteúdo relevante, publicidade ou promoções e não a ver atingindo seu público por falhas técnicas. Inaceitável. Imagine seu público esperando suas mensagens e não as recebendo. Cada não recebimento pode ser uma frustração de um leitor. Maximize o valor de sua lista armazenando seus dados em um banco de dados confiável, que possa migrar com facilidade para outros sistemas de e-mail quando e se isto for necessário. Certifique-se que você tem um mecanismo automático de retiradas da lista.

Automatize o recebimento das mensagens de erro de envio de e-mail.

Algumas situações impedem que o sistema de envio de e-mail tenha sucesso. Exemplos são endereços inexistentes, caixas postais cheias, impossibilidade de conexão. O tratamento destas mensagens deve ter seu esforço minimizado, principalmente quando o volume de cadastrados for grande.

Aproveite todas as oportunidades de causar boa impressão.

Crie mensagens com uma diagramação adequada, responda a todas as mensagens enviadas pelos leitores, dê a eles boas vindas quando se cadastrarem, e até breve quando se retirarem. Disponibilize em seu site acesso às mensagens antigas, e mantenha a identidade visual de seu site nas mensagens.